Кадровый аудит – действенный способ избежать штрафов и снизить риски.

Руководители организаций часто уделяют пристальное внимание ведению бухгалтерского учета, опасаясь возможных проверок и начисления штрафов. Кадровое делопроизводство тоже таит в себе определенные финансовые риски. Ошибки в документации, несоблюдение важных процедур, возникновение споров с сотрудниками становятся причинами наложения штрафных санкций со стороны государства. Заказать аудит кадровых документов перед контрольной проверкой – это ваш шанс заблаговременно узнать о допущенных ошибках и принять меры по их устранению.

Что включает в себя кадровый аудит

Кадровый аудит может быть полным или выборочным. В первом случае проверяется вся существующая на предприятии документация, касающаяся персонала. Выборочный анализ предполагает оценку тех областей, в которых чаще всего допускаются ошибки. Сюда относятся договоры об индивидуальной материальной ответственности, документы по трудоустройству иностранцев, ведение журналов по охране труда и др. Проверке также подлежат:

полнота и правильность заполнения документов. Проверяют штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, табель учета рабочего времени, трудовые книжки сотрудников и пр.;
экспертная оценка документации. Проверяют наличие нумерации, печатей и штампов организации, правильность регистрации, учета и хранения, кодирование, пломбирование и прошивку.

Результаты проведения кадрового аудита оформляются как перечень несоответствий представленных документов нормативным требованиям. Если персонал не знает, как лучше устранить существующие неточности, по итогам аудита могут предоставляться консалтинговые услуги. Это консультирование клиента, которое позволит подобрать лучшие способы исправления допущенных ошибок.

Когда нужно воспользоваться аудиторскими услугами

Кадровый учет, как и бухгалтерский, связан с финансовыми рисками для предприятия. В связи с этим он становится актуальным при:

смене персонала, ответственного за учет и ведение документации;
появлении жалоб от сотрудников. Они могут касаться оформления отпусков, больничных и пр.;
слиянии или разделении компаний на несколько отдельных организаций;
смене руководства. Тотальная проверка качества ведения учета в интересах нового начальства;
изменениях в законодательной базе;
получении уведомлений от контролирующих органов о планируемых проверках.

Кадровый аудит проводится в соответствии с законодательством. Он завершается составлением отчета о проделанной работе. Результат может содержать перечень выявленных нарушений. Важно принять меры по их устранению перед увольнением ответственного работника, вступлением в должность нового руководителя или визитом сотрудника проверяющего органа.

Как часто нужно проводить аудит кадровой документации

Контролировать процессы ведения учета кадров необходимо регулярно. Нужно брать во внимание специфику работы компании, количество сотрудников (постоянных, временных). Для этого можно не ждать приближения очередной проверки или изменений в руководящем составе. Оптимальный вариант для крупных и средних предприятий – проводить регулярные плановые мероприятия. Их частоту стоит определять с учетом объемов документации, количества трудоустроенного персонала и прочей специфики, характерной для данной организации.

Доверяйте проведение кадрового аудита специализированным компаниям. Такие организации имеют обученных сотрудников, которые знают наиболее уязвимые места учета. Высокий уровень профессионализма, большой опыт и полное знание законодательной базы позволят вам получить максимально точное заключение о состоянии учета на предприятии. Некоторые из профессиональных аутсорсинговых организаций могут не только помочь выявить ошибки, но и поделиться опытом по их устранению. Выбирайте профессионалов, тогда минимальные инвестиции в оплату их услуг позволят избежать серьезных штрафов и прочих государственных санкций за неправильное ведение кадрового учета.