Переваги віртуальної АТС для великої команди: зменшення навантаження та підвищення якості.

ㅤ

Керівники великих команд постійно стикаються з рядом проблем в комунікації: відсутність зручного перенаправлення викликів, погана якість зв’язку, складність контролю менеджерів як в офісі, та і за його межами тощо. Віртуальна АТС https://ringostat.com/uk/virtual-pbx/ — це саме те рішення, яке одночасно надає інструменти для зручного керування менеджерами, допомагає в зменшенні навантаження на команду та підвищує ефективність комунікацій.

Як віртуальна АТС знижує навантаження на операторів

Підключення віртуальної АТС дозволяє інтегрувати в роботу великої команди наступні інструменти, які допоможуть зменшити навантаження на операторів.

Автоматизація створення черг викликів. Цей функціонал дозволяє навіть у пікові години рівномірно розподілити навантаження та не втратити потенційних покупців. Дзвінки з черги будуть надходити до менеджерів згідно з налаштуваннями: усім одночасно, по черзі, у випадковому порядку. Під час очікування абоненти чутимуть назву компанії, місце в черзі та приблизний час до з’єднання. Щойно один з менеджерів звільниться, до нього автоматично надійде дзвінок, який найдовше перебував у черзі.
Багаторівневе голосове меню (IVR). Ця технологія автоматично направляє користувачів до працівників чи підрозділів, які відповідальні за їх питання. Клієнту достатньо натиснути на клавіатурі телефону відповідний номер. Ringostat також дозволяє використовувати IVR як відповідач у неробочий час. Замість того, щоб призначати секретаря для повідомлення клієнтам графіка роботи, можна налаштувати автоматизацію цього завдання за допомогою голосового меню.
Переадресація дзвінків. Ця автоматизація дзвінків допомагає збалансувати навантаження, яке припадає на команду, та швидко приймати виклики. Гнучкі налаштування Ringostat дозволяють створювати різні схеми переадресації, які визначають: до яких менеджерів чи відділів, в якому порядку будуть спрямовані дзвінки клієнтів.

Збереження якості обслуговування навіть при високому навантаженні

Ringostat подбав про те, щоби велика команда завжди залишалась на зв’язку. На випадок виникнення технічних проблем у платформи є резервні сервери та оператори, на які автоматично буде перенаправлено дзвінки. Автоматизація дозволяє переадресовувати дзвінки непомітно як для менеджера, так і для потенційного покупця. Також це жодним чином не впливає на якість зв’язку.

Інструменти аналізу дзвінків для покращення роботи команди

Керівникам важко повноцінно контролювати усіх операторів з великої команди. Якщо постійно слідкувати за кожним працівником, то це призведе до зменшення часу на реалізацію більш стратегічних задач. Але менеджери, які не працюють в офісі, так і залишаться поза увагою.

Тому Ringostat розробив зручні звіти, які допомагають здійснювати аналіз дзвінків та ефективно контролювати велику команду.

Звіт про співробітників в реальному часі. Цей інструмент дозволяє моніторити, хто з працівників працює з дзвінками просто зараз. Керівник знатиме, хто довго перебуває в статусі «офлайн» чи «не турбувати» замість відповіді на дзвінки, а хто багато комунікував з клієнтами. Також він зможе побачити, хто зі менеджерів пропускав виклики.
Звіт про пропущені необроблені дзвінки. Усі компанії, навіть з великими командами, стикаються з проблемою пропущених дзвінків. Але важливо вчасно передзвонювати клієнтам. Звіт містить номер, з якого було виконано дзвінок, дані про час, коли його було пропущено тощо. Наприкінці дня звіт має бути пустим ― це означатиме, що всі пропущені виклики опрацьовані.

Кейси успішного використання віртуальної АТС великими компаніями

Ringostat нараховує багато кейсів, в яких компанії з великою командою змогли покращити комунікацію з клієнтами завдяки віртуальній АТС.

Крім зазначених вище інструментів, платформа також пропонує мовну аналітику з AI. Впровадження аналізу дзвінків на основі ШІ дозволяє швидко отримувати транскрипцію та стислий зміст розмов для контролю працівників. Наприклад, американська компанія Ardmor щотижня економить 4 години на контролі за роботою команди завдяки мовній аналітиці з AI.